Kendala dalam Pelaksanaan Kegiatan Perkantoran



ADMINISTRASI PERKANTORAN BISNIS


Cuma mau Sedikit Share aja manteman mengenai Tugas yang berkaitan dengan Mata Kuliah Administrasi Perkantoran Bisnis. Semoga bermanfaat buat para pembaca tercintaa soalnya dari pada terdiamkan di laptop ini tugas  xD

Administrasi Perkantoran Bisnis
Setiap masalah ada solusi


PERMASALAHAN
Jelaskan hal yang merupakan tantangan / kendala-kendala dalam pelaksanaan fungsi-fungsi kantor berkaitan dengan layanan komunikasi dan informasi yaitu yang berupa fungsi to receive information dan to give information !

PENJELASAN
Tantangan  / kendala-kendala dalam pelaksanaan fungsi to receive information dan to give information yaitu :
-          Dengan komunikasi yang kurang baik maka informasi yang disampaikan tidak akan valid. Maksud dari kurang baik disini adalah seperti terjadinya miss communication yang bisa disebabkan dari gangguan-gangguan media penyampai ketika proses komunikasi berlangsung atau bisa disebabkan juga karena kesalah pahaman dalam memahami simbol / tulisan / gestur / perkataan ketika proses to receive information sehingga pada proses to give information tersebut informasi yang disampaikannya tidak sesuai dengan tujuan dan makna inti sebelumnya.
-          Sebagian informasi yang diterima oleh masyarakat lebih berdasarkan kepada opini, tidak berdasarkan fakta. Memang pada umumnya masyarakat luas lebih banyak mendapatkan informasi dari hanya sekedar kabar burung yang belum berdasarkan kepada fakta dari data yang kuat/sebenarnya.
-          Teknologi yang canggih sekarang ini memiliki dampak positif dan negatif. Salah satu contoh dampak positifnya, informasi dan komunikasi akan lebih cepat dan efisien dalam penyampaian dan penerimaannya, sedangkan negatifnya membuat interaksi sosial secara langsung antar pegawai menjadi jarang terjadi.
-          Seringkali ketika fakta dan data yang berkualitas sudah terkumpul, pihak internal perusahaan tidak mampu mengelola data dan fakta yang ada sehingga informasi yang akan di publikasikan tidak sampai kepada inti informasi awal tersebut.
-          Adanya hubungan emosional yang kurang baik seperti konflik antara satu pegawai yang memberi informasi dan pegawai yang menerima informasi. Perilaku ini tentu menunjukan suatu sikap tidak profesional. Tak jarang hal tersebut terjadi dan bisa menjadi faktor yang mengakibatkan informasi kurang  jelas diterima sehingga tidak optimal dalam penyampaian kembali nya.

Dari penjelasan tersebut maka timbulah beberapa pertanyaan yaitu :
1.      Jika teknologi diperusahaan sudah baik sesuai dengan perkembangan zaman akan tetapi karyawan di perusahaan tersebut tidak dapat menggunakan teknologi tersebut dengan baik (gaptek). Bagaimana bisa terjadinya proses to receive dan to give information secara efisien ?
Jawab : Diberikannya pelatihan kepada karyawan perusahaan tersebut hingga mampu dalam jangkawaktu yang telah ditentukan misalnya selama satu bulan. Jika masih belum mampu maka karyawan tersebut bisa saja merasa tersisihkan dan resign dari perusahaan. Dalam proses recruitment  pun harus secara selektif melalui tes yang ketat disesuaikan dengan kemampuan di posisi kerja nantinya agar tidak terlalu sulit / lama mentraining karyawan baru tersebut.
2.      Kendala apa yang menyebabkan perusahaan tidak mampu mengolah data dari to receive information hingga to give information ?
Jawab : Seperti yang dijelaskan sebelumnya, proses tersebut tidak akan berlangsung dengan baik jika adanya gangguan-gangguan dari media penyampai pesan atau adanya miss communication dari subjek yang menyampaikan pesan. Bisa juga dikarenakan dari pihak internal yang kurang lihai dalam mengelola informasi yang diteriman / menggunakan teknologi yang ada  sehingga ketika disampaikan kembali informasi tersebut kurang berkualitas dan tidak sesuai dengan inti tujuan dari  informasi awal.
3.      Bagaimana proses / prosedur pengolahan informasi dari to receive information hingga to give information ?
Jawab : Salah satu contoh pengolahan informasi yang ada di kantor adalah surat masuk untuk kepentingan peminjaman ruangan, gedung atau properti lainnya. Kemudian bagian tata usaha membuat surat disposisi atau surat pengantar ke pimpinan. Setelah di acc pimpinan kemudian disampaikan surat disposisi kepada koordinator bidang terkait. Surat yang masuk bisa diarsipkan ke bagian dokumen. Apabila surat pengajuan peminjaman telah disetujui maka bagian tata usaha aan menghubungi pihak yang mengajukan pinjaman.

Kegiatan perusahaan yang terjadi, tidak pernah terlepas dari komunikasi. Setiap informasi biasanya dapat disampaikan apabila ada pengirim pesan dan penerima pesan. Komunikasi akan menjadi efektif ketika informasi yang dikirimkan dapat di pahami dengan baik oleh penerima.
Kegiatan to receive information adalah proses menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan yang berkaitan dengan bisnis dan perkantoran.
Sedangkan to give information adalah bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan, anggaran, faktur, kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.
Dewasa ini media komunikasi hampir memegang peranan penting dalam kegiatan penyampaian informasi dalam berkomunikasi. Penggunaan media komunikasi bukan tanpa kesulitan. Karyawan seringkali mengalami masalah komunikasi seperti miss-communication akibat kesalahan persepsi dan penangkapan informasi yang diberikan. Ketika kesalahaan persepsi terjadi, tidak jarang masalah tersebut menimbulkan pertentangan antar kedua belah pihak yang mengakibatkan konflik antar karyawan atau bahkan sampai ke pihak ketiga (konsumen).
Hal-hal lain yang sering terjadi seperti ketika para karyawan harus berkali-kali menghubungi rekannya dengan telepon apabila informasi yang diberikan dengan penggunaan media tidak dapat di mengerti membuat para karyawan harus saling berhubungan walaupun dipisahkan oleh jarak. Para karyawan juga terlihat sangat individual dalam melaksanakan pekerjaan padahal setiap divisi di dalam perusahaan harus dapat berkoordinasi dengan baik untuk dapat memajukan perusahaan. Setiap informasi yang berkaitan dengan perusahaan hanya akan disebarkan melalui digital media ke setiap karyawan yang menunjukkan tidak adanya komunikasi langsung antara atasan dengan para karyawan.

Teknologi dan komunikasi yang semakin berkebang dewasa ini dapat menjadi suatu kendala ataupun tantangan dalam proses to receive (menerima) dan to give (memberikan) information. Kendala-kendala tersebut dapat dihidarkan agar tidak terlalu sering terjadi / diminimalisir jika kita dapat mengantisipasi dari berbagai kemungkinan gangguan media penyampai informasi, mudah beradaptasi dan mudah mempelajari perkembangan teknologi, menjalin dan menjaga hubungan baik dengan relasi, juga pandai menganalisis dan mengelola suatu informasi yang awalnya berupa opini hingga dapat disimpulkan menjadi informasi yang di olah berdasarkan fakta yang dikumpulkan sehingga dalam proses to give information nya merupakan data yang aktual.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kesalahan Berbahasa Pada Spanduk, Poster Himbauan dan Papan Nama Toko di Kota Bandung