Kendala dalam Pelaksanaan Kegiatan Perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN BISNIS

Cuma mau Sedikit Share aja manteman mengenai Tugas yang berkaitan dengan Mata Kuliah Administrasi Perkantoran Bisnis. Semoga bermanfaat buat para pembaca tercintaa soalnya dari pada terdiamkan di laptop ini tugas  xD

Setiap masalah ada solusi

PERMASALAHAN

Jelaskan hal yang merupakan tantangan / kendala-kendala dalam pelaksanaan fungsi-fungsi kantor berkaitan dengan layanan komunikasi dan informasi yaitu yang berupa fungsi to receive information dan to give information !

PENJELASAN

Tantangan  / kendala-kendala dalam pelaksanaan fungsi to receive information dan to give information yaitu :

-          Dengan komunikasi yang kurang baik maka informasi yang disampaikan tidak akan valid. Maksud dari kurang baik disini adalah seperti terjadinya miss communication yang bisa disebabkan dari gangguan-gangguan media penyampai ketika proses komunikasi berlangsung atau bisa disebabkan juga karena kesalah pahaman dalam memahami simbol / tulisan / gestur / perkataan ketika proses to receive information sehingga pada proses to give information tersebut informasi yang disampaikannya tidak sesuai dengan tujuan dan makna inti sebelumnya.

-          Sebagian informasi yang diterima oleh masyarakat lebih berdasarkan kepada opini, tidak berdasarkan fakta. Memang pada umumnya masyarakat luas lebih banyak mendapatkan informasi dari hanya sekedar kabar burung yang belum berdasarkan kepada fakta dari data yang kuat/sebenarnya.

-          Teknologi yang canggih sekarang ini memiliki dampak positif dan negatif. Salah satu contoh dampak positifnya, informasi dan komunikasi akan lebih cepat dan efisien dalam penyampaian dan penerimaannya, sedangkan negatifnya membuat interaksi sosial secara langsung antar pegawai menjadi jarang terjadi.

-          Seringkali ketika fakta dan data yang berkualitas sudah terkumpul, pihak internal perusahaan tidak mampu mengelola data dan fakta yang ada sehingga informasi yang akan di publikasikan tidak sampai kepada inti informasi awal tersebut.

-          Adanya hubungan emosional yang kurang baik seperti konflik antara satu pegawai yang memberi informasi dan pegawai yang menerima informasi. Perilaku ini tentu menunjukan suatu sikap tidak profesional. Tak jarang hal tersebut terjadi dan bisa menjadi faktor yang mengakibatkan informasi kurang  jelas diterima sehingga tidak optimal dalam penyampaian kembali nya.

Dari penjelasan tersebut maka timbulah beberapa pertanyaan yaitu :

1.      Jika teknologi diperusahaan sudah baik sesuai dengan perkembangan zaman akan tetapi karyawan di perusahaan tersebut tidak dapat menggunakan teknologi tersebut dengan baik (gaptek). Bagaimana bisa terjadinya proses to receive dan to give information secara efisien ?

Jawab : Diberikannya pelatihan kepada karyawan perusahaan tersebut hingga mampu dalam jangkawaktu yang telah ditentukan misalnya selama satu bulan. Jika masih belum mampu maka karyawan tersebut bisa saja merasa tersisihkan dan resign dari perusahaan. Dalam proses recruitment  pun harus secara selektif melalui tes yang ketat disesuaikan dengan kemampuan di posisi kerja nantinya agar tidak terlalu sulit / lama mentraining karyawan baru tersebut.

2.      Kendala apa yang menyebabkan perusahaan tidak mampu mengolah data dari to receive information hingga to give information ?

Jawab : Seperti yang dijelaskan sebelumnya, proses tersebut tidak akan berlangsung dengan baik jika adanya gangguan-gangguan dari media penyampai pesan atau adanya miss communication dari subjek yang menyampaikan pesan. Bisa juga dikarenakan dari pihak internal yang kurang lihai dalam mengelola informasi yang diteriman / menggunakan teknologi yang ada  sehingga ketika disampaikan kembali informasi tersebut kurang berkualitas dan tidak sesuai dengan inti tujuan dari  informasi awal.

3.      Bagaimana proses / prosedur pengolahan informasi dari to receive information hingga to give information ?

Jawab : Salah satu contoh pengolahan informasi yang ada di kantor adalah surat masuk untuk kepentingan peminjaman ruangan, gedung atau properti lainnya. Kemudian bagian tata usaha membuat surat disposisi atau surat pengantar ke pimpinan. Setelah di acc pimpinan kemudian disampaikan surat disposisi kepada koordinator bidang terkait. Surat yang masuk bisa diarsipkan ke bagian dokumen. Apabila surat pengajuan peminjaman telah disetujui maka bagian tata usaha aan menghubungi pihak yang mengajukan pinjaman.

Kegiatan perusahaan yang terjadi, tidak pernah terlepas dari komunikasi. Setiap informasi biasanya dapat disampaikan apabila ada pengirim pesan dan penerima pesan. Komunikasi akan menjadi efektif ketika informasi yang dikirimkan dapat di pahami dengan baik oleh penerima.

Kegiatan to receive information adalah proses menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan yang berkaitan dengan bisnis dan perkantoran.

Sedangkan to give information adalah bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan, anggaran, faktur, kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.

Dewasa ini media komunikasi hampir memegang peranan penting dalam kegiatan penyampaian informasi dalam berkomunikasi. Penggunaan media komunikasi bukan tanpa kesulitan. Karyawan seringkali mengalami masalah komunikasi seperti miss-communication akibat kesalahan persepsi dan penangkapan informasi yang diberikan. Ketika kesalahaan persepsi terjadi, tidak jarang masalah tersebut menimbulkan pertentangan antar kedua belah pihak yang mengakibatkan konflik antar karyawan atau bahkan sampai ke pihak ketiga (konsumen).

Hal-hal lain yang sering terjadi seperti ketika para karyawan harus berkali-kali menghubungi rekannya dengan telepon apabila informasi yang diberikan dengan penggunaan media tidak dapat di mengerti membuat para karyawan harus saling berhubungan walaupun dipisahkan oleh jarak. Para karyawan juga terlihat sangat individual dalam melaksanakan pekerjaan padahal setiap divisi di dalam perusahaan harus dapat berkoordinasi dengan baik untuk dapat memajukan perusahaan. Setiap informasi yang berkaitan dengan perusahaan hanya akan disebarkan melalui digital media ke setiap karyawan yang menunjukkan tidak adanya komunikasi langsung antara atasan dengan para karyawan.

Teknologi dan komunikasi yang semakin berkebang dewasa ini dapat menjadi suatu kendala ataupun tantangan dalam proses to receive (menerima) dan to give (memberikan) information. Kendala-kendala tersebut dapat dihidarkan agar tidak terlalu sering terjadi / diminimalisir jika kita dapat mengantisipasi dari berbagai kemungkinan gangguan media penyampai informasi, mudah beradaptasi dan mudah mempelajari perkembangan teknologi, menjalin dan menjaga hubungan baik dengan relasi, juga pandai menganalisis dan mengelola suatu informasi yang awalnya berupa opini hingga dapat disimpulkan menjadi informasi yang di olah berdasarkan fakta yang dikumpulkan sehingga dalam proses to give information nya merupakan data yang aktual.

Edisi PUISI Rizka

Bismillahirrohmanirrohiim

Disini saya mau bagi-bagi tulisan Puisi karya saya sendiri nih gaiis hehe. Meskipun sederhana dan tidak bermakna mendalam sedalam sumur tapi semoga betah ya nyimaknya. Salam Sastra Indonesia :D

First...

Merindu Rembulan Berucap Hilal

Lembut cahaya malam meniti tasbih dalam penantian

Bias Syahdunya menyentuh nurani merindu jua

Berjuta bintang lantunkan kerlip rasa menunggu masa

            Merindu rangkulan penuh kasih Rabb-ku

            Dalam hangat kebersamaan tak biasa

Merindu malam seribu Kemulyaan

            Dalam kentalnya rasa manis penghambaan

Mungkinkah ku jemput engkau kembali;

Dengan fitrah hidup jiwa raga ?

Semoga...

(Ikut serta dalam Lomba Puisi 2013 tema “Merindu Ramadhan” redaksi Meta Kata. Alhamdulillah masuk peringkat 9 dari 300an lebih peserta)

And NEXT =>

Aku Ingin Mencintaimu

Bertuturlah Suratan berucap suatu Anugrah

Seelok senja tergoreskan lembayung

Sekeping hati terpaut borealis

Estetika tersirat melahirkan seni

            Kutancapkan hati penuh keyakinan

            Namun tersadarlah diri

            Akan hati yang tak sekata merangkai pararel realita

            Hingga kelopak nurani menitikkan embun

            Tanda realita memporandakan naluri percaya

Berucaplah lirih nurani : Sungguh aku ingin mencintaimu !

Seperti awan yang beriringan dengan langit

Aku ingin menjadi pelangimu yang indah, auroramu yang mengagumkan

Walau aku tidaklah seelok pelitamu

            Kumandangkanlah wahai cinta kata hati yang kunanti

            Walau seperti akar tertanam yang tumbuhkan kebaikan

            Biarkan detik jarum yang berkata

            Tentang rusuk yang bersua dengan pemiliknya

            Hingga takdir menerima diri yang apa adanya

            Dengan cinta yang sederhana

( Puisi diatas merupakan Puisi pertama saya dan diikut sertakan Lomba menulis Puisi UCAP “Ungkapan Cinta Ala Penyair” Bag. 2 dan meskipun ga juara lumayan bisa masuk nominasi 111 Naskah terpilih yg dibukukan dari tiga ratus lebihan peserta juga )

Saya memang bukan anak sastra, Penyair atau Pujangga yang lihai memilah dan memainkan kata, cuma sekedar ingin menyuarakan hati dan pikiran lewat kata-kata aja sih sebenernya mah terus iseng aja dikirimin kan lumayan daripada terbengkalai tak terbaca dan terapresiasi. Segitu juga udah niat :’D

Lakukan apa yang ingin kamu lakukan selama itu ngga salah ya gaiiss... Semangaat ;)

Belajar Bikin Bolus Kukus yuu...

Assalamu’alaikum...

Semoga kabar anda semua baik yaa :)

Kali ini saya mau kasih-kasih reseplah bikin kue gitu yang manis-manis empuk dan wuenaak pokonya

Pertama-tama dimulai ketika Emak beli panci merk *teeet* (brand disensor) dari sales yang suka demo masak kerumah-rumah gitu pokonya dan itu panci bisa buat masak kue, masak daging, dll tapi dengan catatan kukus dan goreng bukan buat membakar hati yang rapuh atau memasak rasa yg pernah ada haduuh meni galau teh bagi-bagi hahaa yang pasti anti lengket pokonya. Dapatkan Produknya di... asyudalaah bukan promosi back to topic =>

Berawal dari iseng mencari kesibukan dan naluriah wanita ana muncul yaitu pengen belajar masak kue yg sederhana akhirnya  seonggok buku yang tergeletak tak berdaya ini di ambil dan dibaca terus... yaudah langsung aja ke resep deh kalo gini ga jadi-jadi masaknya mbaee hehee yuks cekidot cyiin :*

Bolu Kukus Coklat

Namanya "BOLU KUKUS" (Panggil saja saya Ukus atau Mawar...(ehh naha")

Bahan untuk menjadikannya Bolu Kukus :

- 200 gr tepung terigu

- 200 gr gula pasir

- 2 butir telur

- 1 sdt coklat cair / pewarna

- 1 sdt TBM (pengembang kue)

- 1 sdt Vanili

- 160 cc air bening

How to make the Bolu Kukus :

1. Telur, gula dan TBM dikocok sampai warnanya putih, terus masukan ½ bagian air
2. Masukan Tepung terigu sedikit demi sedikit sambil diaduk
3. Terakhir, masukkan vanili dan sisa air
4. Sisakan sedikit adonan dan campurkan dengan coklat cair sebagai hiasan warnanya
5. Masukan adonan ke dalam cetakan Bolu Kukus yang sudah di beri alas kertas khusus buat Bolu Kukus
6. Kukus selama 10 menit. Dikukusnya dalam keadaan air mendidih

Setelah itu Ready to Serve Bolu Kukus manis semanis kamu.. iyaa kamuu :D

Kira-kira dengan bahan-bahan itu jadi sekitar kurang lebih 20an bolu kukus dengan ukuran yang standarnya bukan yg besar ya ladies.

~> Ohh iya Saya juga punya TIPS nih:

- Bila Bolu Matang tidak merekah itu berarti kekurangan air.

- Jangan di makan sendiri ya kasih ortu, sodara, temen kamu icip-icip tester karena berbagi itu indah udah mah jomblo pelit lagi haduh bisi ga barokah jomblonya heuheu semoga aja ada yg doain kalo baik mah kan cepet dapet jodoh soleh aamiin :D

- Serius yaa ini jadinya Bolu Kukus ana ga becanda soal resepnya coba aja deh sendiri ;)

Oke sistaa Selamat mencoba yaa semoga berhasil dan enak banget kalo bisa lebih di inovatif lagi ya bagus dong siapa tau berbakat jadi chef atau laku buat dijual jual online gitu kan lagi usum :D

Hatur Thank You so much :*